ほしみ町内会では、デジタル回覧板をはじめとしたIT技術の活⽤を積極的に⾏っています。
ほしみ町内会では、住民の高齢化や役員の負担増加、情報伝達の課題を受けて、2020年（令和2年）に町内会に関する意識調査を実施しました。その結果、「役員や班長の負担が大きい」「情報がうまく伝わらない」といった課題が多く寄せられました。
これらの課題を解決し、町内会活動を持続可能なものとするため、インターネットを介して情報伝達やコミュニケーションを可能とする町内会専用アプリの導入検討を開始しました。
その結果、2023年（令和5年）10月から1年間のトライアルを経て、2024年（令和6年）10月より町内会専用アプリ「ユミコム（Yumicom）」を正式導入しました。ユミコムは自治会・町内会向けのオールインワン情報共有アプリで、以下のような多機能性が特徴です。
• 電子回覧板（デジタル回覧板）
• 会員管理
• メッセージ機能（LINEのようなチャット）
• 会費のオンライン決済
• 行事カレンダー・出欠確認
• 高齢者の見守り機能
• 災害時の安否確認機能
導⼊にあたっては、導⼊ガイドの全⼾配布、さらに説明会を複数回開催し、初期の登録作業をその場で⼀緒に⾏うなど、きめ細やかなサポートを⾏いました。その結果世帯導⼊率が90%超となり、紙の回覧板の原則廃⽌や町内会費のデジタル納付を実現し業務の⼤幅な省⼒化が実現しています。
ユミコム（Yumicom）導入にあたっては、初期導入費用を札幌市の町内会デジタル活用促進補助金を活用しています。
ユミコム(Yumicom)の運用について
デジタル回覧板の運用ルールと注意点
デジタル回覧板は、紙の回覧板に代わる情報伝達手段として、ユミコム上で運用されています。
主な特徴と運用ルールは以下の通りです。
- 町内会からのお知らせや行事案内、緊急連絡などを一斉配信
- 配信日時の予約が可能
- 添付画像やファイルも複数送信可能
- 回覧板閲覧数の表示機能あり
- 保存期間は画像含め1年1か月
デジタル回覧板の導入により、情報伝達の迅速化、伝達漏れや押印忘れの防止、過去の案内の検索・確認が容易になりました。
一方で、スマートフォンを持たない世帯や操作に不慣れな高齢者への配慮として、申請による紙媒体による回覧も並行運用しています。
会費のデジタル納付
（方法・手順・会計管理）
令和5年下半期からは、会費のオンライン収納も開始されました。
会員はスマートフォンから以下の4種類の方法で支払いが可能です。
- クレジットカード決済（VISA・Masterなど）
- PayPay
- コンビニ決済（ローソン・ファミリーマート・セイコーマート）
- 銀行振込
クレジットカード・PayPayは即時決済、コンビニ・銀行振込はスマホで支払方法を選ぶと会員情報と紐づいた番号が発行され、レジやATMで支払います。支払い状況はリアルタイムで会員情報に反映されます。
集まった会費はユミコムから町内会口座にまとめて入金され、支払状況は自動でリスト化されることで会計作業が大幅に効率化され、会計の透明性と安全性が向上しています。
その他の機能
（業務分担・ツール活用）
ユミコムの導入により、班長や役員の業務も大幅に効率化されました。
主なポイントは以下の通りです。
- 会員名簿や連絡先の一元管理
- お知らせや回覧物のデジタル配信
- 会費集金状況のリアルタイム確認
- イベント参加者の応募・出欠管理
- トークチャットによる班内・役員間の迅速な連絡
これにより、紙の配布物や現金集金の手間が減り、役員の負担が軽減されました。役員は輪番制ですが、「自分が楽になる仕組み」として住民全体が積極的にデジタル化に協力しています。
今後はスマホ対応世帯の完全デジタル移行を目指し、紙の回覧板や会費集金の完全廃止を進めていきます。
